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Gmail連携タスク新規登録設定

吉田隆人
  • 更新

SmartStageのGmail連携方法をご案内します。

 

Gmail連携とは

Gmail連携とは、受信用メールアドレスへ指定のフォーマットで内容を送信することで、ユーザーが「SmartStage」にログインすることなく問い合わせ（タスク登録）が行える機能です。

Gmail連携フロー図

事前準備

API トークンの発行

認証用の「API トークン」が必要です。未発行の場合は下記を参照してください。

画面項目の追加

「サービスリクエスト」プロセスに、連携に必要な以下の8項目を追加してください。

  • 問い合わせ者 所属部署名（テキスト）
  • 問い合わせ者 氏名（テキスト）
  • 問い合わせ者 Email（テキスト）
  • 発行日(日付・時刻)
  • 対応希望日(日付・時刻)
  • カテゴリ（選択肢：ソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク等）
  • タイトル（テキスト）
  • 問い合わせ内容（複数行テキスト）
項目追加操作1

各種IDの取得

スクリプトの config.gs に設定するため、以下のIDを管理者ページから控えておいてください。

  • ワークスペース ID
  • データストア ID（サービスリクエスト）
  • アクション ID（新しいデータを登録する）
  • 各項目の 項目 ID（計8項目分）
ワークスペースID取得

Gmail側の準備

1. 受付用のGmailアドレスを準備します。
2. 処理済みメール判別用ラベル ss_registered を作成します。

ラベル作成

サンプルスクリプトの配置と修正

末尾の「サンプルスクリプト一式」をテキストエディタにコピーし、事前準備で取得した各IDおよびメールアドレスへ書き換えてください。※＜＞は含めず上書きします。

VSCodeでの修正イメージ

Google Apps Scriptの設定

1. Googleドライブの「新規」＞「その他」＞「Google Apps Script」からエディタを起動します。
2. プロジェクト名を「Gmail連携」等に変更します。
3. 「＋」ボタンから config, main, tools の3つのファイルを作成し、修正済みのコードをそれぞれ貼り付けて保存（Ctrl+S）してください。

GAS起動

Gmailアクセス権限の設定

スクリプトがGmailを操作できるよう権限を許可します。

1. main.gs を選択した状態で「実行」をクリックします。
2. ポップアップで「権限を確認」を選択し、アカウント選択 ＞ 詳細 ＞ 「Gmail連携に移動」 ＞ 「許可」の順に進めます。

権限確認

スクリプトプロパティの設定

APIトークンを設定します。
1. 左メニューの「プロジェクトの設定（歯車アイコン）」を開きます。
2. 「スクリプトプロパティを追加」をクリックし、プロパティ名 SS_API_TOKEN に発行済みのトークンを入力して保存します。

プロパティ追加

トリガーの設定

定期的にメールをチェックするよう設定します。
1. 左メニューの「トリガー（時計アイコン）」から「トリガーを追加」をクリックします。
2. 実行する関数：mailapp、イベント：時間主導型 / 分ベースのタイマー / 5分おき に設定して保存します。

トリガー設定詳細

動作確認

受信用アドレスへ、以下の形式でメールを送信し、SmartStageにタスクが登録されるか確認してください。

件名：SmartStageタスク新規登録
本文：
*所属部署名*：＜部署名＞
*お名前*：＜氏名＞
*問い合わせの内容*：＜内容＞
SmartStage登録確認

 

サンプルスクリプト一式（コピー用）

config.gs

/**
 * SmartStage登録先情報
 */
const SS_API_ENDPOINT = "https://api.smart-stage.io/";
const SS_TARGET_DATASTOREID = "xxxxxx"; 
const SS_TARGET_ACTIONID = "xxxxxx"; 

/* 検索条件設定 */
const MAIL_SUBJECT_KEYWORD = "SmartStageタスク新規登録";
const GMAIL_LABEL_NAME = "ss_registered";
const MAIL_FROM_ADDRESS = "xxxxxx"; // 受信対象メールアドレス

/* 登録対象項目ID */
const DEPARTMENT = "xxxxxx";    // 問い合わせ者 所属部署
const NAME = "xxxxxx";          // 問い合わせ者 氏名
const EMAIL_ADDRESS = "xxxxxx"; // 問い合わせ者 Email
const ISSUE_DATE = "xxxxxx";    // 発行日
const PREFERRED_DATE = "xxxxxx"; // 対応希望日
const CATEGORY = "xxxxxx";      // カテゴリ
const TITLE = "xxxxxx";         // タイトル
const CONTENT = "xxxxxx";       // 問い合わせ内容

/* その他設定 */
const DAYS_LATER = 7;
const RETURNMAIL_SUBJECT = "<SmartStage>タスクを登録しました";
const RETURNMAIL_BODYTEXT = "お問い合わせありがとうございます。\nアイテムID:";
const MAIL_REPLY_ADDRESS = "xxxxxx";

main.gs

function mailapp() {
    GmailApp.createLabel(GMAIL_LABEL_NAME);
    const labelSs = GmailApp.getUserLabelByName(GMAIL_LABEL_NAME);
    const threads = GmailApp.search(`is:unread is:inbox subject:${MAIL_SUBJECT_KEYWORD} -label:${GMAIL_LABEL_NAME}`);

    if (threads.length) {
        for (const thread of threads) {
            const messages = thread.getMessages();
            messages.forEach(function (message) {
                if (message.isUnread()) {
                    const recievedPlainbody = message.getPlainBody();
                    const issueDate = new Date();
                    const preferredDate = new Date();
                    preferredDate.setDate(preferredDate.getDate() + DAYS_LATER);

                    const bodyData = {
                        "fields": {
                            [DEPARTMENT]: extractMailBody(recievedPlainbody, '*所属部署名*：'),
                            [NAME]: extractMailBody(recievedPlainbody, '*お名前*：'),
                            [EMAIL_ADDRESS]: emailOf(message.getFrom()),
                            [ISSUE_DATE]: Utilities.formatDate(issueDate, 'Asia/Tokyo', "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'+09:00'"),
                            [PREFERRED_DATE]: Utilities.formatDate(preferredDate, 'Asia/Tokyo', "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'+09:00'"),
                            [CATEGORY]: '7MvWIelPL3XUx7IsCvqAw',
                            [TITLE]: 'メール問い合わせ',
                            [CONTENT]: extractMailBody(recievedPlainbody, '*問い合わせの内容*：')
                        },
                        "workspaceId": "xxxxxx"
                    };

                    const options = {
                        "method": "post",
                        "headers": { "authorization": "Bearer " + PropertiesService.getScriptProperties().getProperty("SS_API_TOKEN") },
                        "payload": JSON.stringify(bodyData),
                        "contentType": "application/json",
                        "muteHttpExceptions": true
                    };

                    const createResult = UrlFetchApp.fetch(`${SS_API_ENDPOINT}/datastores/${SS_TARGET_DATASTOREID}/actions/${SS_TARGET_ACTIONID}/create?name=false`, options).getContentText('UTF-8');
                    message.markRead();
                    GmailApp.sendEmail(emailOf(message.getFrom()), "タスク登録受付完了", RETURNMAIL_BODYTEXT + createResult);
                }
                thread.addLabel(labelSs);
            });
        };
    }
}

tools.gs

function emailOf(s) {
    const emailRe = new RegExp("[a-zA-Z0-9_.+-]+@([a-zA-Z0-9][a-zA-Z0-9-]*[a-zA-Z0-9]*.)+[a-zA-Z]{2,}");
    const m = s.match(emailRe);
    return m ? m[0] : "";
}

function extractMailBody(text, keyword) {
    let startIndex = text.indexOf(keyword);
    if (startIndex === -1) return null;
    startIndex += keyword.length;
    let endIndex = text.indexOf("\n", startIndex);
    if (endIndex === -1) return null;
    return text.substring(startIndex, endIndex).trim();
}

 

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その他ご不明な点があれば、サポートチームにお問い合わせください。

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