GoogleForms連携

SmartStageのGoogle Forms連携方法をご案内します。

Google Forms連携とは

Google Forms連携とは、Google フォームにタスクの登録内容と同じものを準備しておくことで、ユーザーが「SmartStage」にログインすることなく問い合わせが行える機能です。

事前準備

・API トークンの発行
SmartStage WebAPIを呼び出すために、認証用の「API トークン」が必要です。

🔗 APIトークンを発行する手順はこちら

・フォームの追加とスクリプトエディタの起動

1. Googleアカウントからフォームを新規作成し、必要な項目（メールアドレス、発行者等）を追加します。

2. 右上メニューから「スクリプトエディタ」を起動し、プロジェクト名を変更してください。

スクリプトプロパティの設定

APIトークンは秘匿性の高い情報のため、スクリプトプロパティで管理します。

1. 画面左の「設定」から「appsscript.json をエディタで表示する」にチェックを入れます。
2. 「スクリプトプロパティを追加」をクリックし、プロパティに SS_API_TOKEN、値に発行したトークンを設定して保存します。

Google Apps Scriptの設定手順

1. エディタに戻り、「コード.gs」の名前を「config」に変更します。
2. 「+」ボタンから新しくスクリプト「main」を追加します。
3. 末尾の「サンプルコード一式」をそれぞれのファイルに貼り付けてください。

トリガーの設定

1. 左メニューの「トリガー」から、イベントの種類を「フォーム送信時」にして保存します。
2. 承認画面では、アカウント選択＞詳細＞「安全ではないページに移動」＞「許可」の順に進めてください。

動作確認

フォームの回答を入力・送信し、SmartStageへ新規登録されているか確認します。

サンプルコード一式（コピー用）

各ファイルの内容をクリアにしてから、以下のコードを貼り付けてください。config.gsの各IDは、お客様の環境に合わせて書き換えてください。

appsscript.json

{
  "timeZone": "Asia/Tokyo",
  "dependencies": {
    "enabledAdvancedServices": []
  },
  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
  "oauthScopes": [
    "https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly",
    "https://www.googleapis.com/auth/drive",
    "https://www.googleapis.com/auth/forms.currentonly",
    "https://www.googleapis.com/auth/forms",
    "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request"
  ],
  "runtimeVersion": "V8"
}

config.gs

const SS_API_BASE_URL_EXTERNAL = "https://api.smart-stage.io"; 
const SS_API_BASE_URL_INTERNAL = "https://app.smart-stage.io/apicore/v1"; 
const SS_WORKSPACE_ID = "xxxxxx"; 
const SS_DATASTORE_ID = "xxxxxx"; 
const SS_ACTION_ID_CREATE = "xxxxxx"; 
const SS_ACTION_ID_UPDATE = "xxxxxx"; 

const SS_FIELD_ID_CONTENTS_ATTACHMENT_FILE = "xxxxxx"; 

const SS_FIELD_NAME_TITLE = "タイトル"; 
const SS_FIELD_NAME_CONTENTS_ATTACHMENT_FILE = "内容（添付ファイル）"; 

const SS_ITEM_IDS = {
  "サービス名": {
    "PORTAL": "xxxxxx",
    "給与アプリ": "xxxxxx",
    "経費アプリ": "xxxxxx",  
  },
  "ハードウェア": {
    "VMware Workstation Player": "xxxxxx",
    "Sun N1 Service Provisioning System": "xxxxxx",
    "Surface Pro 3": "xxxxxx",
    "dynabook U63/H": "xxxxxx",
    "dynabook U63/M": "xxxxxx",
  },
  "ソフトウェア": {
    "Microsoft Hyper-V": "xxxxxx",
    "VMware ESXi": "xxxxxx",
    "マカフイー": "xxxxxx",
    "SalesForce": "xxxxxx",
    "Microsoft Windows 10": "xxxxxx",
  },
  "ネットワーク": {
    "dsra01-100001-1": "xxxxxx",
    "dsra01-000003-1": "xxxxxx",
    "dsra01-000002-1": "xxxxxx",
    "dsra01-000001-1": "xxxxxx",
    }
};

main.gs

/**
 * スクリプトプロパティからAPIトークンを取得
 */
const getApiToken = () = {
  const scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  return scriptProperties.getProperty("SS_API_TOKEN");
};

/**
 * フォームの情報からリクエストデータを作成
 */
const buildCreateRequest = (e, workspaceId) = {
  const payload = {
    workspaceId: workspaceId,
    fields: {
    },
  };

  const questions = e.getGradableItemResponses();
  for (const question of questions) {
    const title = question.getItem().getTitle();
    const answer = question.getResponse();

    if (!answer) continue;

    switch (title) {
      case "対応完了希望日":
      case "発行日":
        const date = new Date(answer);
        payload.fields[title] = Utilities.formatDate(
          date,
          "Asia/Tokyo",
          "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'+09:00'"
        );
        break;
      case "発行者":
      case "ユーザー":
        payload.fields[title] = [answer];
        break;
      case "サービス名":
      case "ハードウェア":
      case "ソフトウェア":
      case "ネットワーク":
        payload.fields[title] = SS_ITEM_IDS[title][answer];
        break;
      case "内容（添付ファイル）":
        break;
      default:
        payload.fields[title] = answer;
    }
  }

  return payload;
};

/**
 * フォームから添付ファイルを取得
 */
const getAttachmentFile = (e) = {
  const questions = e.getGradableItemResponses();
  for (const question of questions) {
    const title = question.getItem().getTitle();
    const answer = question.getResponse();

    if (title == "内容（添付ファイル）") {
      const filename = encodeURIComponent(DriveApp.getFileById(answer).getName());
      const file = DriveApp.getFileById(answer).getBlob();
      return { filename, file };
    }
  }
}

/**
 * タスク作成リクエストを送信する
 */
const createRequest = async (apiToken, datastoreId, actionId, payload) = {
  const createOptions = {
    method: "post",
    headers: {
      Authorization: `Bearer ${apiToken}`,
      "Content-Type": "application/json",
    },
    payload: JSON.stringify(payload),
    muteHttpExceptions: false,
  };

  try {
    const res = await UrlFetchApp.fetch(
      `${SS_API_BASE_URL_EXTERNAL}/datastores/${datastoreId}/actions/${actionId}/create?name=true&email=true`,
      createOptions
    );
    return JSON.parse(res.getContentText());
  } catch (e) {
    Logger.log(`タスク作成に失敗しました。エラー情報: ${e}`);
  }
};

/**
 * 添付ファイル登録リクエストを送信する
 */
const fileAttachRequest = async (apiToken, itemId, fieldId, file) = {
  const attachOptions = {
    method: "post",
    headers: {
      Authorization: `Bearer ${apiToken}`,
    },
    payload: file,
    muteHttpExceptions: false,
  };

  try {
    const res = await UrlFetchApp.fetch(
      `${SS_API_BASE_URL_INTERNAL}/items/${itemId}/fields/${fieldId}/attachments`,
      attachOptions
    );
    return JSON.parse(res.getContentText());
  } catch (e) {
    Logger.log(`ファイル添付に失敗しました。エラー情報: ${e}`);
  }
};

/**
 * タスク更新リクエストを送信する
 */
const updateRequest = async (
  apiToken,
  workspaceId,
  datastoreId,
  itemId,
  actionId,
  fieldRequired,
  fieldAttachment
) = {
  const payload = {
    datastoreId,
    workspaceId,
    fields: {
      ...fieldRequired,
      ...fieldAttachment,
    },
  };

  const updateOptions = {
    method: "post",
    headers: {
      Authorization: `Bearer ${apiToken}`,
      "Content-Type": "application/json",
    },
    payload: JSON.stringify(payload),
    muteHttpExceptions: false,
  };

  try {
    await UrlFetchApp.fetch(
      `${SS_API_BASE_URL_EXTERNAL}/items/${itemId}/actions/${actionId}/update?name=true`,
      updateOptions
    );
  } catch (e) {
    Logger.log(`タスク更新に失敗しました。エラー情報: ${e}`);
  }
};

/**
 * フォーム送信時に実行されるメイン処理
 */
const onSubmit = async (e) = {
  const thisResponse = (e !== undefined) ? e.response : FormApp.getActiveForm().getResponses()[2];
  const apiToken = getApiToken();
  const createPayload = buildCreateRequest(thisResponse, SS_WORKSPACE_ID);
  const attachmentFile = getAttachmentFile(thisResponse);

  const resCreate = await createRequest(apiToken, SS_DATASTORE_ID, SS_ACTION_ID_CREATE, createPayload);
  if (!resCreate) return;

  if (!attachmentFile) return;
  const resAttach = await fileAttachRequest(apiToken, resCreate.itemId, SS_FIELD_ID_CONTENTS_ATTACHMENT_FILE, attachmentFile);
  if (!resAttach) return;

  const fieldRequired = {[SS_FIELD_NAME_TITLE]: createPayload.fields[SS_FIELD_NAME_TITLE]};
  const fieldAttachment = {[SS_FIELD_NAME_CONTENTS_ATTACHMENT_FILE]: [resAttach.attachmentId]};

  await updateRequest(apiToken, SS_WORKSPACE_ID, SS_DATASTORE_ID, resCreate.itemId, SS_ACTION_ID_UPDATE, fieldRequired, fieldAttachment);
};

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