このマニュアルは、SmartStageにおける「グループ」と「ロール」の設計に迷っている方向けに、代表的な利用パターンに基づいたテンプレートを提供します。グループ構築の目的に応じて最適な構成を選択してください。
目次
SmartStageにおけるグループとロールの役割
グループはユーザー（担当者・申請者）を分類し、チケットやアイテムの公開範囲を定義します。
ロールはユーザーに付与する権限（アイテムの登録、編集、承認など）を定義します。
ロールの付与は、グループ単位・ユーザー単位いずれかの手段で設定できます。
※設定箇所が異なるのでご注意ください。
グループ構築パターン
グループ構築のパターンは、主に以下の4つに分類されます。
グループ・ロール構成テンプレート
パターン 1. 社内問い合わせ管理
社内の従業員からのIT、総務、人事などの問い合わせに対応するグループ・ロール構成テンプレートです。
目的: 社内従業員からのIT・総務・人事などへの問い合わせを一元管理し、対応漏れを防止しながら効率的なサポート体制を構築する。
想定業務: ヘルプデスク管理、システムサポート管理、サービスデスク管理
グループ構成例:
会社組織 (admin専用)
├─ 問合せ対応部門 (担当者グループ) 例）情報システム部、総務部、人事部
└─ 従業員 (申請者/リクエスタグループ)
├─ 人事部 (リクエスタ)
├─ 経理部 (リクエスタ)
└─ 事業本部
├─ 事業A部
└─ ...推奨ロール設定:
| グループ | 推奨ロールの付与 | 権限の目的 |
|---|---|---|
| 問合せ対応部門 | 担当者 | 従業員からのチケット対応 |
| 従業員 / 各部署グループ | エンドユーザーまたはリクエスタ | 問い合わせの起票と自身の部署内のチケット閲覧 |
パターン 2. 外部ユーザーからの問合せ管理
顧客や外部の利用者からの製品・サービスに関する問い合わせに対応するテンプレートです。
目的: 顧客や外部利用者からの問い合わせを組織ごとに管理し、対応品質の均一化と顧客満足度の向上を実現する。
想定業務: 顧客問合せ管理、カスタマーサポート管理、コールセンター管理
グループ構成例:
会社組織 (admin専用)
├─ カスタマーサポート部 (担当者グループ)
└─ 利用者 (外部ユーザー組織)
├─ A社 (外部リクエスタ)
├─ B社 (外部リクエスタ)
└─ ...推奨ロール設定:
| グループ | 推奨ロールの付与 | 権限の目的 |
|---|---|---|
| カスタマーサポート部 | 担当者 | 外部リクエスタからのチケット対応 |
| 利用者 / 各社グループ | エンドユーザーまたはリクエスタ | 問い合わせの起票と自身の会社内のチケット閲覧 |
パターン 3. 社内ITサービスマネジメント
ITILに基づいたシステム運用・保守や、インシデント/変更管理プロセスを管理するテンプレートです。
目的: サービスプロセスを体系的に運用し、システムの安定稼働と変更統制を実現する。
想定業務: インシデント管理、問題管理、変更管理、リリース管理
グループ構成例:
会社組織 (admin専用)
├─ 保守・運用チーム
│ ├─ 保守チーム (保守担当/保守承認)
│ └─ 運用チーム (運用担当/運用承認)
│
└─ 従業員 (申請者)
├─ 人事部 (リクエスタ)
├─ 経理部 (リクエスタ)
└─ 事業本部
├─ 事業A部
└─ ...推奨ロール設定:
| グループ | 推奨ロールの付与 | 権限の目的 |
|---|---|---|
| 保守チーム | 担当者 | 従業員からのチケット対応 |
| 運用チーム | 担当者 | 従業員からのチケット対応 |
| 従業員 / 各部署グループ | エンドユーザーまたはリクエスタ | 問い合わせの起票と自身の部署内のチケット閲覧 |
注意: 保守チーム・運用チームの承認者には、ユーザー個別にロールを付与することを推奨します（少人数の場合）。グループに付与できるロール数には上限があり、また多数のロールを付与するとパフォーマンス劣化につながるためです。
パターン 4. ベンダーとITサービスマネジメントを実施
外部ベンダーと連携し、障害対応や案件管理を共同で実施するテンプレートです。
グループ構成例:
会社組織 (admin専用)
├─ 保守・運用チーム (社内担当者)
│ ├─ 保守チーム (保守担当/保守承認)
│ └─ 運用チーム (運用担当/運用承認)
│
├─ ベンダーA (外部ベンダー)
├─ ベンダーB (外部ベンダー)
└─ ...推奨ロール設定:
| グループ | 推奨ロールの付与 | 権限の目的 |
|---|---|---|
| 保守・運用チーム | 担当者 | チケット起票・対応 |
| 各ベンダーグループ | ベンダー担当者 | チケット対応と保守・運用システムのチケット閲覧 |
注意: ベンダーには、アクセスできるチケット範囲やデータの権限を制限したカスタムロールを付与することを推奨します。
応用パターン：社内申請を複数管理 (人事申請とPC申請)
複数の部署が関わる申請・承認フローを一元管理します。担当者が部署を横断して作業できる柔軟な設定が可能です。
目的: 複数部署が関わる申請フローを一元管理し、業務効率化と承認プロセスの可視化を実現する。
グループとロールによる権限制御:
会社組織
├─ 人事 (人事担当/人事承認)
├─ 情シス (情シス担当/情シス承認)
└─ 従業員 (申請者)
├─ 人事部 (リクエスタ)
├─ 経理部 (リクエスタ)
└─ 事業本部
├─ 事業A部
└─ ...「人事担当」と「情シス担当」の両グループに所属し、それぞれのロールを付与されることで、人事申請とPC申請の両方の管理業務を行うことが可能になります。
共通ルールとデータストアの設定
共通ルール (グループとロール)
- 会社組織（最上位グループ）: adminユーザーのみをアサインすることを推奨します。
-
adminユーザーのメールアドレス使い分け:
- データストア設定変更用: グループアドレス等を登録（管理者の特定用）。
- APIトークン管理用: ダミーアドレスを登録（サービス停止防止用）。
共通ルール (データストアのアクセス制限)
問合せや申請内容を関係者のみに制限する場合、「アイテム公開先」にて以下の設定を行います。
| 設定項目 | 設定値 | 目的 |
|---|---|---|
| グループ | 業務管理グループを選択 | 管理者への許可 |
| 自身の所属グループ | チェックON | 同グループメンバーへの許可 |
| ロール | 利用する全ロールを選択 | ステークホルダーへの許可 |
何かお困りのことはございますか？まずはヘルプセンターを検索してみましょう！
その他ご不明な点があれば、サポートチームにお問い合わせください。
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